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Comment faire parapher ou coter des documents sociaux ?

Selon le type de société, un certain nombre de documents sociaux (procès-verbaux d'assemblées, registre des procès-verbaux) doivent obligatoirement être cotés et paraphés avant leur première utilisation.

Cote et paraphe : de quoi s'agit-il ?

La cote sert à numéroter les pages de certains livres, registres ou répertoires pour éviter toute substitution. Le paraphe est une signature faite à une date certaine sur les documents sociaux par une autorité compétente.

La cote et la paraphe ont pour but d'empêcher toute falsification, c'est-à-dire tout ajout, remplacement ou suppression du document dans le registre.

À savoir

Vous devez faire coter et parapher vos documents avant leur utilisation.

Quels documents doivent obligatoirement être paraphés et cotés ?

Selon la forme juridique de la société, vous devez obligatoirement faire parapher et coter certains documents.

Société à responsabilité limitée (SARL)

SARL (plusieurs associés)

Le registre des procès-verbaux des décisions prises en assemblée générale par les associés doit obligatoirement être paraphé et coté.

À savoir

Le registre peut être tenu de manière électronique. Les procès-verbaux doivent être signés de manière électronique selon des  règles spécifiques  permettant de garantir l'authenticité des documents.

    EURL

    Le registre des décisions prises par l'associé unique doit obligatoirement être paraphé et coté.

    À savoir

    Le registre peut être tenu de manière électronique. Les procès-verbaux doivent être signés de manière électronique selon des  règles spécifiques  permettant de garantir l'authenticité des documents.

        Société par actions simplifiée (SAS)

        SAS (plusieurs associés)

        Le registre des procès-verbaux des décisions prises en assemblée générale par les associés peut être paraphé et coté, mais ce n'est pas une obligation.

        À savoir

        Le registre peut être tenu de manière électronique. Les procès-verbaux doivent être signés de manière électronique selon des  règles spécifiques  permettant de garantir l'authenticité des documents.

          SASU (associé unique)

          Le registre des décisions de l'associé unique peut être paraphé et coté, mais ce n'est pas une obligation.

          À savoir

          Le registre peut être tenu de manière électronique. Les procès-verbaux doivent être signés de manière électronique selon des  règles spécifiques  permettant de garantir l'authenticité des documents.

              Société anonyme (SA)

              SA à conseil d'administration

              Le registre des procès-verbaux des délibérations du conseil d'administration et le registre des procès-verbaux des délibérations prises par l'assemblée des actionnaires doivent être paraphés et cotés.

              À savoir

              Les registre peuvent être tenus de manière électronique. Les procès-verbaux doivent être signés de manière électronique selon des  règles spécifiques  permettant de garantir l'authenticité des documents.

                SA à directoire et conseil de surveillance

                Le registre des procès-verbaux des délibérations du conseil de surveillance et le registre des procès-verbaux des délibérations prises par l'assemblée des actionnaires doivent être paraphés et cotés.

                À savoir

                Les registres peuvent être tenus de manière électronique. Les procès-verbaux sont alors signés de manière électronique selon des  règles spécifiques  permettant de garantir l'authenticité des documents.

                    Société civile

                    Le registre des procès-verbaux des assemblées des associés doit être paraphé et signé

                    À savoir

                    Le registre peut être tenu de manière électronique. Les procès-verbaux sont alors signés de manière électronique selon des  règles spécifiques  permettant de garantir l'authenticité des documents.

                      Comment faire parapher ou coter un document ?

                      Pour faire coter et parapher des documents, il faut se rendre auprès de l'une des personnes suivantes :

                      • Maire ou adjoint au maire

                      Où s'adresser ?

                       Mairie 

                      • Greffier du tribunal de commerce

                      Où s'adresser ?

                       Greffe du tribunal de commerce 

                      • Juge du tribunal judiciaire

                      Où s'adresser ?

                       Tribunal judiciaire 

                      Combien cela coûte-t-il de faire parapher et coter un document ?

                      Tribunal de commerce et tribunal judiciaire

                      Faire coter et parapher un document coûte environ 3 € , auxquels s'ajoutent les frais d'envoi.

                        Mairie

                        Faire coter et parapher un document en mairie est gratuit.

                          Et aussi...

                          Pour en savoir plus

                          Où s'informer ?

                          Textes de référence