Direction de l'administration et des finances - Pôle de l'administration générale - Service du secrétariat général

Assistant administratif H/F

Postuler avant le

Titulaire catégorie C ou contractuel à partir du 19 avril 2021

Publié le

Missions

Traitement des dossiers et saisie de documents

  • Recevoir, filtrer et réorienter les courriers et appels téléphoniques
  • Saisir des documents de formes et de contenus divers
  • Rechercher des informations, notamment réglementaires
  • Vérifier la validité des informations traitées
  • Rédiger des documents administratifs
  • Tenir à jour les documents ou les déclarations imposés par les dispositions légales et réglementaires
  • Rédiger des comptes rendus et procès-verbaux de réunion

Gestion de l'information, classement et archivage de documents

  • Réceptionner, enregistrer et vérifier des dossiers
  • Photocopier et assembler des documents
  • Trier, classer et archiver des documents
  • Synthétiser et présenter des informations
  • Préparer les dossiers pour les instances (Bureau et Conseil Municipaux, Comité de Direction)

Planification et suivi

  • Gérer les agendas de l'équipe, prendre et organiser les rendez-vous
  • Renseigner des tableaux de suivi des activités du service
  • Assurer l'organisation logistique des réunions et des missions (réserver un lieu, convoquer, inviter les participants, gérer la liste des présents, tenir des listings officiels, etc.)
  • Utiliser des logiciels et des progiciels

Formation et/ou expérience souhaitées

  • Connaissance du fonctionnement d’une collectivité territoriale,
  • Maîtrise de l’outil informatique,
  • Formation secrétariat/juridique appréciée,
  • Disponibilité, discrétion et confidentialité,
  • Qualités rédactionnelles, organisationnelles, et relationnelles,
  • Rigueur,
  • Esprit d’équipe.

Candidatures

Merci d'adresser votre candidature (lettre de motivation et CV sous format Word) à :
Monsieur le Maire
Direction des Ressources Humaines
Quai Lamartine
71018 Mâcon cedex
ou alors par courriel à l'adresse suivante : ressources-humaines@ville-macon.fr  avant le 11 avril 2021.